# Excel in XRechnung umwandeln

Vorlage ausfüllen, Arbeitsmappe ablegen, XRechnung 3.0 als UBL herunterladen. Seit 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen annehmen, ab 2027 folgt die Pflicht zum Versand für größere Firmen.

Source: https://tally-stick.com/de/excel-in-xrechnung-umwandeln

## So funktioniert es

Laden Sie die Vorlage auf der Seite, füllen Sie sie aus und legen Sie sie wieder auf derselben Seite ab. Sie bekommen eine XML-Datei je Rechnung, benannt nach der Rechnungsnummer. Nichts wird hochgeladen: Die Mappe wird in Ihrem eigenen Browser gelesen und geschrieben, innerhalb der fairen Nutzungsgrenze.

Zwei Blätter, und die Namen zählen. Eine Mappe, deren Blätter anders heißen als `Invoice` und `Lines`, wird abgelehnt. `Invoice` trägt eine Zeile je Rechnung: Nummer, Datumsangaben, Währung, Rechnungsart, Käuferreferenz, Leitweg-ID, dann Name, USt-IdNr., Anschrift, E-Mail, Handelsregisternummer und Nummernart von Verkäufer und Käufer, dann IBAN und Zahlungsbedingungen. `Lines` trägt eine Zeile je Position, zugeordnet über die Rechnungsnummer.

Positionssummen werden immer aus Menge mal Einzelpreis neu berechnet, dafür gibt es also keine Spalte. Mehrere Rechnungen in einer Mappe sind kein Problem: Die Positionszeilen finden ihre Rechnung über die Nummer. Die Ausgabe ist XRechnung 3.0 in UBL 2.1, das Format, das deutsche öffentliche Auftraggeber und immer mehr B2B-Partner verarbeiten.

## Was geprüft wird, bevor etwas geschrieben wird

Die Datei wird verweigert, mit Begründung, sobald ein Feld fehlt, das die EN 16931 verlangt: Rechnungsnummer, ein gültiges Rechnungsdatum im Format `JJJJ-MM-TT`, Käuferreferenz oder Leitweg-ID, Name, Straße, PLZ, Ort und zweistelliger Ländercode bei Verkäufer und Käufer, eine elektronische Adresse je Partei, mindestens eine Position, eine Menge größer null, eine Bezeichnung je Position und ein Steuersatz zwischen 0 und 100. Die Begründungen kommen auf Deutsch und nennen die Rechnungsnummer, an der es hängt. Summen werden danach berechnet und nicht geglaubt.

## Häufige Fragen

### Welches Zahlenformat soll ich eintragen?

Beide. 1.234,56 und 1,234.56 werden gleichermaßen als 1234,56 gelesen: Das letzte Trennzeichen in der Zahl gilt als Dezimaltrennzeichen.

### Braucht es die Leitweg-ID?

Nur unter XRechnung, und nur wenn keine Käuferreferenz da ist. Eines von beiden muss stehen; eine B2B-Rechnung hat meist die Käuferreferenz und keine Leitweg-ID.

### Und nicht besteuerte Positionen?

Ein Steuersatz von 0 wird als Kategorie Z geschrieben, ein Satz über 0 als Kategorie S. Eine leere Zelle wird verweigert statt als Null gelesen, denn ein vergessener Satz und eine echte Null sind nicht dieselbe Rechnung. Für Reverse-Charge, Ausfuhr, Steuerbefreiung oder eine nicht steuerbare Leistung sagen zwei zusätzliche Spalten, `VAT category` und `Exemption reason`, welche davon gilt und warum; bleiben sie leer, gilt weiter die Automatik.

### Geht es auch andersherum?

Ja. [XRechnung in Excel umwandeln](https://tally-stick.com/de/xrechnung-in-excel-umwandeln) liest eine fertige Datei zurück in eine Tabelle.

### Ich tippe die Rechnung lieber, als ein Blatt auszufüllen.

[XRechnung erstellen](https://tally-stick.com/de/xrechnung-erstellen) ist ein Formular und schreibt dieselbe Datei.

## Passende Tools

- [E-Rechnungspflicht](https://tally-stick.com/de/e-rechnung-pflicht)
- [XRechnung in Excel umwandeln](https://tally-stick.com/de/xrechnung-in-excel-umwandeln)
- [XRechnung in PDF umwandeln](https://tally-stick.com/de/xrechnung-in-pdf-umwandeln)
- [PDF-OCR in XRechnung umwandeln](https://tally-stick.com/de/pdf-in-xrechnung-umwandeln)
- [Gutschrift erstellen](https://tally-stick.com/de/gutschrift-erstellen)